Vos clients, vos ventes et vos opérations, dans un même système.
Du premier contact au règlement, retrouvez les fonctions d’Alembic par étape de votre activité. Gérez le quotidien dans Web, poursuivez sur le terrain avec Go et configurez les connexions et automatismes utiles à votre équipe.
Les fonctions accessibles dépendent des modules activés pour votre entreprise et des droits de chaque utilisateur. Les besoins de configuration particuliers sont indiqués ci-dessous.
Construire et suivre la relation client
Retrouvez vos interlocuteurs, vos échanges et les prochaines étapes de chaque opportunité.
| Fonction | Ce que vous pouvez faire | Utilisation |
|---|---|---|
| Sociétés et contacts | Centraliser les fiches de vos clients, fournisseurs et interlocuteurs pour les retrouver dans vos documents. | Dans Web et Go. |
| Prospects et opportunités | Suivre vos opportunités par étape, leur valeur estimée et leur résultat dans un pipeline commercial. | Dans Web, rubrique CRM. |
| Sources et relances | Identifier l’origine d’un prospect, noter les échanges et retrouver les relances à effectuer. | Dans Web. Les actions humaines restent à effectuer par votre équipe. |
| Audiences et campagnes | Organiser vos audiences et campagnes pour préparer un suivi commercial ciblé. | Dans Web. Module à activer ; les envois se configurent séparément. |
| Communications commerciales | Consulter et préparer les messages de votre suivi commercial avec les comptes d’envoi configurés. | Dans Web. Connexion et compte d’envoi requis. |
Passer du devis à la commande
Préparez les documents de vente avec les articles et les conditions convenus avec votre client.
| Fonction | Ce que vous pouvez faire | Utilisation |
|---|---|---|
| Devis | Composer un devis, le faire évoluer et produire le document à transmettre au client. | Dans Web. Voir le parcours de vente |
| Commandes clients | Créer et modifier les lignes d’une commande, puis suivre sa confirmation et son exécution. | Dans Web et Go, selon les droits et l’état du document. |
| Prix convenus par client | Enregistrer un prix par article ou conditionnement, l’appliquer aux documents et reconnaître les lignes qui utilisent un accord client. | Création et modification dans Web. Prix personnalisés visibles dans Go. Gérer les prix clients |
| Ajustements de prix | Ajuster une ligne, repérer un écart avec le document parent et choisir de conserver un nouveau prix pour ce client. | Dans Web. Un ajustement ponctuel et un accord enregistré sont distincts. Voir le tutoriel |
| Prix à convenir | Poursuivre la commande et l’expédition lorsque le prix reste à convenir. Renseigner les prix requis avant d’émettre la facture. | Le prix à convenir est distingué d’un prix à zéro. Comprendre le parcours |
| Création d’article pendant la saisie | Ajouter un article manquant depuis le sélecteur de produits, puis continuer la saisie de votre document. | Dans Web et Go, avec le droit de créer des produits. |
Connaître vos articles et leur disponibilité
Structurez ce que vous vendez et suivez les quantités, les emplacements et les mouvements.
| Fonction | Ce que vous pouvez faire | Utilisation |
|---|---|---|
| Produits, variantes et conditionnements | Organiser les fiches produits et distinguer les articles vendables, leurs variantes et leurs conditionnements. | Catalogue géré dans Web ; sélection des articles dans Web et Go. |
| Ensembles de produits | Définir un ensemble vendu comme un article et les produits qui le composent. | Dans Web. Fonction à activer et mode de gestion à configurer. |
| Plusieurs codes-barres par article | Associer plusieurs codes existants au même article ou conditionnement et retrouver le bon produit lors de la saisie. | Codes gérés dans Web. Recherche par saisie, collage ou scanner clavier dans Web et Go. Utiliser les codes-barres |
| Niveaux et réservations de stock | Consulter les quantités en stock et réservées par article et emplacement, et repérer les niveaux bas. | Dans Web. Consultation opérationnelle du stock dans Go. |
| Emplacements et mouvements | Suivre les entrées, sorties, transferts et ajustements de vos articles entre emplacements. | Dans Web et Go, selon les droits de l’équipe. |
| Lots à la réception | Attribuer un lot existant ou créer un lot lors de la réception des articles dont le suivi par lot est activé. | Dans Web. Le suivi se configure sur le produit. |
Commander et réceptionner vos achats
Reliez les commandes fournisseurs aux marchandises reçues et aux commandes clients à servir.
| Fonction | Ce que vous pouvez faire | Utilisation |
|---|---|---|
| Commandes fournisseurs | Préparer les lignes d’achat, passer commande et suivre les quantités reçues et restantes. | Dans Web. |
| Réceptions de marchandises | Enregistrer les quantités effectivement reçues contre une commande fournisseur, y compris les réceptions partielles. | Dans Web, depuis la commande fournisseur. |
| Suivi des poids reçus | Renseigner les poids déclarés et reçus des lignes concernées lors de la réception. | Dans Web, lors de la réception des lignes concernées. |
| Réception et livraison directe | Affecter une réception fournisseur directement à une commande client avec le parcours de cross-docking. | Dans Web. Choisir la ligne fournisseur et la quantité à affecter. |
Poursuivre les opérations sur le terrain
Préparez les expéditions au bureau et retrouvez les étapes utiles sur téléphone ou tablette.
| Fonction | Ce que vous pouvez faire | Utilisation |
|---|---|---|
| Expéditions et livraison | Préparer les expéditions, affecter la livraison et suivre les étapes jusqu’à la confirmation. | Organisation dans Web ; suivi et confirmation de livraison dans Go. Préparer et livrer |
| Commandes et factures dans Go | Retrouver les clients, commandes et factures sur une interface adaptée au téléphone et à la tablette. | Avec une connexion réseau. Go reprend les droits de votre espace. Comprendre Web et Go |
| Scan avec la caméra | Scanner le code-barres d’un article avec la caméra pour le sélectionner dans un document de vente. | Dans Go. Autorisation de la caméra et navigateur compatible requis. Scanner dans Go |
| Retours clients | Enregistrer et suivre les articles retournés dans le parcours de retour. | Dans Web et Go. |
Facturer et suivre les règlements
Reliez les ventes et achats à leurs factures, règlements et écritures comptables.
| Fonction | Ce que vous pouvez faire | Utilisation |
|---|---|---|
| Factures et avoirs clients | Préparer et émettre les factures, gérer les avoirs et consulter les montants réglés et restant dus. | Dans Web. Factures consultables dans Go ; les prix requis doivent être fixés avant émission. |
| Encaissements clients | Enregistrer un règlement reçu et l’affecter aux factures du client pour mettre à jour le solde. | Dans Web et Go. Il s’agit de la saisie d’un règlement reçu. Enregistrer un encaissement |
| Factures fournisseurs | Saisir et suivre les factures de vos fournisseurs dans votre gestion des achats. | Dans Web. |
| Règlements fournisseurs | Enregistrer les paiements effectués et leur affectation aux factures fournisseurs. | Dans Web. |
| Paramètres de TVA | Configurer les règles de TVA utilisées pour vos articles et documents. | Règles gérées dans Web. Choix des paramètres existants dans Go. |
| Comptabilité et états | Consulter journaux, grand livre, balance, bilan et compte de résultat sur la période choisie. | Dans Web. Plan comptable, paramétrage et droits financiers requis. |
| Export FEC | Exporter les écritures comptables de la période au format FEC pour les transmettre à votre interlocuteur comptable. | Dans Web. Fonction à activer ; données et paramétrage à valider avec votre comptable. |
Adapter les documents et les accès
Partagez les bons documents avec vos partenaires et donnez à chacun les accès adaptés à son travail.
| Fonction | Ce que vous pouvez faire | Utilisation |
|---|---|---|
| Espaces clients connectés | Inviter un client dans son propre espace et y transmettre les documents commerciaux publiés pour lui. | Accès géré dans Web. Le client voit son espace, avec les documents qui lui ont été transmis. Publier un devis connecté |
| Versions transmises et historique | Publier une nouvelle version d’un document et conserver l’historique des versions déjà remises au destinataire. | Les versions remises restent conservées si la relation prend fin. Comprendre la publication |
| Rôles et exceptions individuelles | Définir les accès par rôle, puis ajuster les autorisations d’un utilisateur quand son travail l’exige. | Administration dans Web. Les accès s’appliquent aussi dans Go. Régler les accès monétaires |
| Visibilité des prix, coûts et marges | Régler séparément la visibilité des prix de vente, coûts et marges. Autoriser la préparation de brouillons avec les prix masqués. | Une marge exige les trois autorisations. Le partage des prix peut aussi être réglé par relation commerciale. Comprendre la visibilité |
| Modèles et thèmes de documents | Adapter vos modèles de documents et leurs thèmes pour présenter les informations utiles à votre activité. | Dans Web, rubrique des modèles et thèmes. |
| Modèles d’email | Préparer les contenus réutilisables de vos emails pour les envois pris en charge par Alembic. | Dans Web. Le service d’envoi se configure séparément. |
Automatiser les étapes répétitives et connecter vos outils
Configurez des parcours explicites et ouvrez les fonctions autorisées d’Alembic à vos services et outils externes.
| Fonction | Ce que vous pouvez faire | Utilisation |
|---|---|---|
| Automatisations visuelles | Assembler des déclencheurs, conditions et actions dans un éditeur visuel, publier le parcours et consulter ses exécutions. | Dans Web. Module à activer ; les actions disponibles sont celles des blocs proposés. |
| Parcours de contacts | Enchaîner emails, délais, conditions et tâches à partir d’une audience validée, puis suivre l’avancement de chaque contact. | Automatisations à activer et compte d’envoi à configurer. Les étapes humaines créent des tâches à réaliser. |
| Recherche et enrichissement | Rechercher des entreprises et enrichir les coordonnées de prospects avec Pappers, Lusha ou FullEnrich selon le service utilisé. | Dans Web. Connexion au fournisseur, activation et crédits requis selon le service. |
| API et accès pour vos logiciels | Relier un logiciel externe aux fonctions d’Alembic en lui attribuant un accès et des autorisations définis. | Accès gérés dans Web. La connexion est à mettre en place avec votre logiciel. |
| Connexion aux outils et assistants IA | Permettre à un outil ou assistant IA externe compatible MCP d’utiliser les fonctions d’Alembic que vous lui avez autorisées. | Connexion et droits à configurer. Un outil ou assistant externe compatible est nécessaire. |
Quelles fonctions pour votre activité ?
Parlons de vos méthodes de travail et des fonctions à configurer pour votre équipe. Vous pouvez aussi consulter les guides et essayer les parcours expliqués dans les tutoriels.